Les projets récompensés doivent exister, être (en tout ou partie) en test, déployés ou en opération et ce, (en tout ou partie) sur les territoires de la Communauté européenne .
Attention : depuis l'édition 2023, une note supplémentaire est ajoutée à la grille de notation. Elle porte sur l'appréciation par le jury de la qualité et de la complétude du dossier et, le cas échéant, de ses documents associés.
Le dépôt de candidature se fait jusqu'à la date-limite annoncée chaque année ; parfois prolongée de 48 ou 72 heures en fonction du calendrier.
Un mail d'accusé de la bonne réception du dossier de candidature est envoyé en retour.
Lors de leur examen des dossiers de candidature, les membres du jury ont la possibilité de contacter individuellement les candidats et/ou leur partenaire désigné pour un complément d'information.
Il n'y a pas de session de soutenance.
Une fois les notations effectuées et les lauréats déterminés, seuls ces derniers sont contactés par l'organisation (mail/téléphone) afin de leur annoncer la nouvelle et de leur demander de se présenter à la remise des trophées.
Tous les candidats, lauréats ou non, ont accès à la remise des IoT Awards, aux conditions d'inscription exigées par l'organisateur de l'événement.