Avant de saisir la moindre écriture, un logiciel comptable doit être configuré dans un ordre précis. Trois blocs sont à traiter successivement : la fiche société (8 champs obligatoires), les journaux de base (5 à créer), puis les taux de TVA (4 taux à affecter aux bons comptes du plan comptable général). Cet ordre n’est pas anodin — la fiche société conditionne les déclarations générées, les journaux doivent exister avant toute imputation, et le paramétrage TVA s’appuie sur les deux blocs précédents. Selon compta-online.com, 4 documents sources suffisent à alimenter l’ensemble du paramétrage initial.
Les documents à avoir sous la main avant d’ouvrir le logiciel
Réunir ces pièces avant de commencer évite d’interrompre le paramétrage à mi-chemin pour retrouver un numéro ou une date.
- Extrait Kbis — il contient la dénomination sociale, le SIREN/SIRET, le code APE, la date d’immatriculation et la forme juridique. Pour un entrepreneur individuel, le Kbis classique peut être absent ou remplacé par un autre justificatif d’immatriculation.
- Avis Sirene — confirme les données d’identification auprès de l’INSEE, utile en complément ou en substitut du Kbis selon la situation.
- Statuts de la société — précisent la dénomination exacte, la forme juridique et le nom du dirigeant, qui peuvent différer de ceux figurant sur le Kbis dans certains cas (changement récent, SAS avec président non gérant, etc.).
- Courrier de l’administration fiscale — indispensable pour le numéro de TVA intracommunautaire, le code ROF (référence de l’obligation fiscale) et le régime d’imposition (réel normal, réel simplifié, franchise en base).
Ces quatre documents couvrent l’intégralité des 8 champs de la fiche société. Avec eux ouverts devant vous, le premier bloc se remplit sans interruption.
Bloc 1 – La fiche société : huit champs qui conditionnent vos déclarations
La fiche société est le socle du paramétrage. Les données saisies ici alimentent automatiquement les déclarations fiscales et les mentions légales des documents générés par le logiciel. Une erreur ou une omission peut invalider ces documents.
- Dénomination sociale — la raison sociale exacte, telle qu’elle figure sur le Kbis ou les statuts. Pour une entreprise individuelle, la dénomination peut intégrer le nom de l’exploitant.
- Statut juridique — SAS, SARL, SA, EI, EURL, etc. Ce champ conditionne la présentation de certains documents et, selon le logiciel, déverrouille ou masque d’autres champs (notamment celui du nom du dirigeant).
- SIREN / SIRET — le SIREN (9 chiffres) identifie l’entreprise, le SIRET (14 chiffres) identifie l’établissement. Si l’entreprise a plusieurs établissements, vérifiez lequel correspond à l’entité comptable à paramétrer.
- Code APE — code à 4 chiffres et une lettre attribué par l’INSEE. Il figure sur le Kbis et l’avis Sirene.
- Date de création et date de clôture d’exercice — la date de création est celle de l’immatriculation ; la date de clôture détermine la durée de l’exercice comptable. Un premier exercice peut être inférieur ou supérieur à 12 mois.
- Nom du dirigeant — gérant pour une SARL, président pour une SAS, exploitant pour une EI. Ce champ varie selon la forme juridique et peut être multi-signataire dans certaines configurations.
- Numéro de TVA intracommunautaire — fourni par l’administration fiscale, il se compose du préfixe FR, d’une clé à 2 caractères et du numéro SIREN. Il figure sur le courrier fiscal.
- Code ROF et régime fiscal — le code ROF (référence de l’obligation fiscale) identifie le type de déclaration attendu par la DGFiP. Le régime fiscal (réel normal, réel simplifié, franchise en base) détermine la périodicité et le format des déclarations de TVA. Ces deux informations figurent sur les courriers d’affectation fiscale.
Pour les entreprises en franchise en base de TVA, le numéro de TVA intracommunautaire peut ne pas avoir été attribué. Dans ce cas, laissez le champ vide ou indiquez « non assujetti » selon les options proposées par votre logiciel, et adaptez le paramétrage TVA en conséquence (voir Bloc 3).
Si vous êtes en train de choisir quel logiciel configurer selon le profil de l’entreprise ou de vos apprenants, les critères de sélection d’un logiciel comptable selon le débouché visé peuvent orienter ce choix en amont.
Bloc 2 – Les cinq journaux de base et leur rôle
Un journal comptable est le registre dans lequel chaque écriture est imputée. Sans journal préalablement créé, aucune saisie n’est possible. Les cinq journaux à paramétrer selon compta-online.com sont :
- Journal des ventes (VT) — enregistre les factures émises et les avoirs clients. C’est le journal alimenté par les pièces de recettes.
- Journal des achats (AC) — reçoit les factures fournisseurs et les notes de frais. Il est distinct du journal des ventes même si les deux concernent des opérations commerciales courantes.
- Journal de banque (BQ) — trace les mouvements du compte bancaire principal. Si l’entreprise dispose de plusieurs comptes, un journal par compte est à créer.
- Journal des opérations diverses (OD) — utilisé pour les écritures d’inventaire, les régularisations, les amortissements et toute opération ne relevant pas des journaux précédents.
- Journal de caisse (CA) — dédié aux encaissements et décaissements en espèces. Ce journal est superflu pour une entreprise qui n’effectue aucune transaction en numéraire : dans ce cas, le paramétrer crée une complexité inutile sans valeur ajoutée.
Pour vérifier que la configuration est correcte, tentez de créer une écriture test dans chaque journal après paramétrage. Si le logiciel accepte l’imputation sans message d’erreur, le journal fonctionne.
Bloc 3 – Les quatre taux de TVA et leur affectation aux comptes
La TVA mal paramétrée est l’une des sources les plus fréquentes d’anomalies sur la CA3 ou la CA12. Chaque taux doit être relié à deux comptes du plan comptable général : le compte de TVA collectée (44571) pour les ventes, et le compte de TVA déductible (44566) pour les achats. Les comptes de produits (classe 7) doivent également être associés au bon taux selon la nature des ventes.
| Taux | Compte TVA collectée | Compte TVA déductible | Usage principal |
|---|---|---|---|
| 20 % | 44571 | 44566 | Taux normal – majorité des biens et services |
| 10 % | 44571 | 44566 | Taux intermédiaire – restauration, travaux, transport |
| 5,5 % | 44571 | 44566 | Taux réduit – produits alimentaires, livres, énergie |
| 0 % | 44571 | 44566 | Exonérations, exportations hors UE |
Ces taux s’appliquent au régime général en France métropolitaine. Des taux spécifiques existent pour certains secteurs (DOM-TOM, immobilier neuf, etc.) mais ne relèvent pas du paramétrage standard décrit ici.
Cas particulier – franchise en base de TVA : si l’entreprise bénéficie de ce régime, elle ne collecte pas de TVA. Le paramétrage se limite à configurer le taux à 0 % ou à désactiver la collecte selon les options du logiciel. Les mentions légales sur les obligations de facturation électronique restent applicables selon le calendrier prévu par l’administration.
Pour les SARL soumises à l’impôt sur les sociétés, vérifiez que le régime fiscal saisi dans la fiche société correspond bien à votre situation avant de valider le paramétrage TVA — les deux blocs sont liés.
Récapitulatif – checklist de paramétrage initial
Documents à réunir avant de commencer
- ☐ Extrait Kbis (ou justificatif d’immatriculation équivalent)
- ☐ Avis Sirene
- ☐ Statuts de la société
- ☐ Courrier de l’administration fiscale (TVA, ROF, régime)
Bloc 1 – Fiche société
- ☐ Dénomination sociale
- ☐ Statut juridique
- ☐ SIREN / SIRET
- ☐ Code APE
- ☐ Date de création et date de clôture d’exercice
- ☐ Nom du dirigeant
- ☐ Numéro de TVA intracommunautaire
- ☐ Code ROF et régime fiscal
Bloc 2 – Journaux
- ☐ Journal des ventes
- ☐ Journal des achats
- ☐ Journal de banque (un par compte si plusieurs)
- ☐ Journal des opérations diverses
- ☐ Journal de caisse (si encaissements espèces)
Bloc 3 – TVA
- ☐ Taux 20 % affecté aux comptes 44571 / 44566
- ☐ Taux 10 % affecté aux comptes 44571 / 44566
- ☐ Taux 5,5 % affecté aux comptes 44571 / 44566
- ☐ Taux 0 % configuré (ou collecte désactivée si franchise)
- ☐ Comptes de produits (classe 7) associés aux bons taux
Une fois cette checklist complète, le logiciel est prêt pour la première saisie. Commencez par la fiche société avec vos quatre documents sous les yeux, puis enchaînez sur les journaux et la TVA sans changer d’ordre. Si vous changez d’outil par la suite, la plupart des logiciels permettent d’exporter les données existantes — vérifiez les formats acceptés par votre nouvel outil avant toute migration.